Neulich habe ich einen lustigen Spruch gelesen. Er ging so:

„If I was organised, I would be dangerous.“

Übersetzt so viel wie: Wenn ich organisiert wäre, dann wär ich echt gefährlich 😉

Was für viele beim Thema „organisiert sein“ gilt, gilt wahrscheinlich für noch mehr von uns für das Thema Produktivität.

Stell dir mal vor, du könntest immer, wenn du willst, produktiv sein.

Du müsstest nicht mit dir selbst kämpfen, weil du keine Lust hast.

Du müsstest nicht mehr mit einem schlechten Gewissen rumlaufen, weil du die Aufgabe mal wieder aufgeschoben hast.

Hey, was wäre es doch cool, eine Aufgabe konzentriert und fokussiert durchziehen zu können!

Im Privatleben und im Beruf. Ohne all diesen Stress mit dir selbst.

Dann wärest du eine ziemliche Maschine.

Genau dabei sollen dir die folgenden 20 Methoden helfen.

Aber Achtung: Diese 20 Methoden sind ganz schön viel Input.

Such dir am besten also erstmal nur eine dieser 20 Methoden raus. Wenn du nur eine Methode anwendest, wirst du damit schon deine Produktivität steigern können.

Probier einfach selbst aus, was da für dich am besten geeignet ist.

Legen wir los:

Tipp 1: Wie du deine Produktivität steigern kannst und dabei auch noch gute Laune bekommst

Deine Produktivität steigern und dabei auch noch gute Laune bekommen? Das klingt im ersten Moment zu gut um wahr zu sein …

Diese Produktivitätssteigerung erreichst du aber mit einem relativ einfachen „Trick“.

Denn unterschiedliche Studien haben gezeigt: Je besser du drauf bist, desto größer ist auch deine Produktivität.

Mit der guten Laune steigt auch deine Leistungsfähigkeit.

In den besagten Studien wurden Verkäufer, Studenten und Ärzte gezielt in positive Stimmung versetzt. Und dabei kam heraus:

• Verkäufer verkauften viel besser,
• Ärzte stellten schneller die richtige Diagnose,
• Studenten schnitten wesentlich besser in Tests ab,

wenn sie vorher in eine gute Stimmung versetzt wurden.

Dich selbst in eine positive Grundstimmung zu bringen, kann deine Produktivität also massiv steigern.

Einen spannenden Vortrag dazu (mit deutschen Untertiteln) findest du hier von Shawn Achor, einem Glücksforscher und Autor:

Was kannst du also tun, um dich innerhalb von 2 Minuten in gute Stimmung zu versetzen?

Möglichkeit 1: Schreibe 3 Dinge auf, für die du dankbar bist

Aufzuschreiben, wofür du dankbar bist, verschiebt deine Perspektive auf die positiven Dinge in deinem Leben und macht dich nachweislich glücklicher.

Wie geht das genau?

1. Nimm dir Zettel und Stift.
2. Denke an 3 Dinge, für die du dankbar bist, und schreibe sie auf.
3. Tu das jeden Tag und überlege dir jeden Tag neue 3 Dinge.

Möglichkeit 2: Führe Tagebuch über eine positive Erfahrung aus den letzten 24 Stunden

Wenn du Tagebuch über schöne Erlebnisse führst, dann durchlebt dein Gehirn dieses Erlebnis für den Moment erneut. Das schüttet in deinem Gehirn positive Botenstoffe aus und macht dir gute Gefühle.

Wie geht das genau?

1. Nimm dir Zettel und Stift oder öffne dein Schreibprogramm an deinem Computer.
2. Denke an eine positive Erfahrung, die du in den letzten 24 Stunden gemacht hast.
   Zum Beispiel
   – eine Aufgabe, die du erfolgreich bewältigt hast
   – etwas, das geklappt hat
   – eine schöne Rückmeldung, die du bekommen hast …
3. Schreibe mindestens 2 Minuten darüber.

Möglichkeit 3: Lächeln im Bauch

Hier eine schöne Übung aus unserem Lebensfreude-Kurs. Mit dieser Übung kannst du ohne Vorbereitung oder sonstigen Aufwand deine Stimmung sofort positiv beeinflussen.

Wie geht das genau?

1. Sorg dafür, dass du für fünf Minuten ungestört bist.
2. Setz dich gemütlich hin, zum Beispiel in einen schönen Sessel oder einfach auf einen bequemen Stuhl.
3. Schließ die Augen und atme drei oder vier Mal langsam und tief ein und aus, so lange, bis du ein klein wenig ruhiger bist als vorher.
4. Stell dir dann vor, dass in deinem Bauch ein ganz kleines, kaum sichtbares Lächeln sitzt, das einfach vor sich hin lächelt.
5. Stell dir nun vor, dass dieses Lächeln ganz langsam größer wird. In genau der Geschwindigkeit, die richtig für dich ist.
6. Und das Lächeln wird größer und größer und füllt langsam deinen gesamten Bauch aus. In genau dem für dich richtigen Tempo.
7. Ist das Lächeln in deinem Bauch groß genug, dann halte einfach inne und genieß dieses Gefühl, bis du genug davon hast. Vielleicht eine Minute, vielleicht auch fünf Minuten. Eben genau so lange, wie es für dich passt.
8. Jetzt öffne die Augen und geh mit mehr innerer Ruhe und einem schönen Gefühl in den weiteren Tag.

Viele weitere Möglichkeiten und Inspirationen findest du hier: 

• 63 Tipps, um besser drauf zu sein
• Ein wahrer Schlüssel für mehr Glück und Erfolg: der Umgang mit den eigenen Gefühlen
• Optimistischer werden – 10 Strategien, wie du zum Optimisten wirst
• in unserem Lebensfreude-Kurs

Tipp 2: Gewinne wieder die Kontrolle über deine Zeit – mach feste Termine

Kennst du auch dieses Gefühl, dass du gegen deine To-do-Liste nicht ankommst? Dass mit jedem erledigten To-do drei neue hinzukommen?

Das ständige Gefühl, nicht genug zu schaffen und immer gegen anarbeiten zu müssen, ist ein riesiger Bremsklotz für deine Produktivität.

Denn du hinkst ja immer hinterher. Du hast ständig ein schlechtes Gewissen. Und das demotiviert total.

Dabei wissen wir ja jetzt, dass eine gute Grundstimmung deine Produktivität massiv erhöht.

Deshalb ist es wichtig, dass du wieder das Gefühl der Kontrolle über deine To-dos und deinen Zeitplan zurückgewinnst.

Das ist laut Forschung nicht nur die beste Prophylaxe gegen Burnout, sondern verbessert auch deine Produktivität.

Das Grundproblem an der Sache ist: Wir schätzen meistens nicht ab, wie viel Zeit eine Aufgabe wirklich in Anspruch nehmen wird. Sondern denken, wir könnten heute mindestens 7 Punkte von der Liste streichen … Was teilweise aber vollkommen unrealistisch ist.

Das ist ein systematischer Fehler, den sehr viele begehen.

Diesen Fehler solltest du von jetzt an nicht mehr machen. Denn er führt dich immer wieder in die Spirale aus unrealistischen Erwartungen und dem chronischen Gefühl, hinterherzuhinken.

Die Lösung ist, von jetzt an den Zeitaufwand jeder Aufgabe zu bestimmen. Und den Aufgaben dann bestimmte Zeitfenster zu geben.

Gib deinen To-dos und Aufgaben also feste Termine mit Uhrzeiten in deinem Kalender, um die Kontrolle zurückzugewinnen. So kannst du deine Produktivität ganz genau einschätzen und deinen Tag realistisch planen.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Sie führt dazu, dass du viel weniger aufschiebst.

Wie geht das?

1. Hol dir Zettel und Stift und schreibe eine To-do-Liste für den heutigen Tag. Oder besorg dir einen Kalender, in dem du genug Platz zum Aufschreiben deiner täglichen To-dos hast.
2. Welche Aufgaben von deiner Liste möchtest du heute erledigen?
3. Wie viel Zeit veranschlagst du für jede dieser Aufgaben?
4. Lege eine Uhrzeit fest, zu der du heute Feierabend machen willst.
5. Plane deinen Tag von dieser Uhrzeit an rückwärts.
6. Plane dabei deine Aufgaben zu den Uhrzeiten ein, wo du sie am besten erledigen kannst.
7. Kontrolliere noch einmal, wie realistisch deine Zeitschätzungen sind. Kannst du diese Aufgabe wirklich in dieser Zeit erledigen? Passen alle diese Aufgaben wirklich in einen Tag?
8. Plane deine To-dos in Zukunft nur noch direkt in den Kalender ein. Gib ihnen feste Termine. Und schreibe keine To-do-Listen mehr.

Mit dieser Vorgehensweise gewinnst du einen viel realistischeren Überblick über deinen Tag und deine Möglichkeiten heute.

Mach dich an deine Aufgaben und halte dich an deinen Zeitplan. Versuche, so gut es geht, alle anderen Ablenkungen, Anfragen und Aufgaben von dir fernzuhalten.

So schützt du deine Produktivität und arbeitest hocheffizient.

Tipp 3: Verringere deinen Stress – klär deine Prioritäten

Eine Liste voller Aufgaben verursacht bei den meisten Menschen ja erstmal Stress.

Gleichzeitig haben viele Menschen ja aber auch die Tendenz, unangenehme Aufgaben zu vermeiden. Und die Aufgaben, die eigentlich am wichtigsten sind, aufzuschieben.

Das kann dann dazu führen, dass du über den Tag richtig viel wegschaffst … aber die wichtigste Aufgabe unerledigt bleibt. Und du dich am Ende des Tages dann immer noch gestresst fühlst. Oder du das Gefühl hast, nicht so richtig weitergekommen zu sein. Weil du dein eigentliches Ziel noch nicht erreicht hast.

Produktivität heißt, deine Zeit effizient einzusetzen. Aber wirklich produktiv fühlst du dich nur, wenn du auch deine wichtigen Aufgaben anpackst.

Wenn du deine gefühlte Produktivität erhöhen willst, musst du also auch die großen Brocken anpacken.

Deshalb ist es elementar wichtig, dass du jeden Tag von neuem deine Prioritäten klärst.

Du musst jeden Tag dein wichtigstes Ziel für heute kennen. Nur wenn du dein wichtigstes Ziel kennst und auch daran arbeitest, bist du wirklich produktiv.

Wie geht das?

Wie kannst du deine Prioritäten klären?

1. Schreibe deine To-do-Liste für heute.
2. Such dir aus der Liste deine 3 wichtigsten Ziele für den heutigen Tag raus.
3. Wenn du rausfinden möchtest, was für dich die wichtigsten 3 Sachen sind, dann frag dich: Welcher dieser Punkte auf meiner To-do-Liste würde, wenn erledigt, alle anderen leichter oder sogar überflüssig machen?
4. Bring die wichtigsten 3 Ziele in eine Rangfolge.
5. Geh die wichtigste Sache immer als allererste am Tag an.
6. Alle anderen Aufgaben, die nicht in den Top 3 gelandet sind, schreibst du auf eine „Not-to-do“-Liste. Das ist eine Liste mit den Dingen, bei denen du dich ganz bewusst dagegen entschieden hast, sie heute zu erledigen. Schreib auch dazu, warum du dich dagegen entschieden hast. Dann ist diese Aufgabe aus deinem Kopf. Und du hast von nun an eine Liste, wo du all diese Aufgaben an einem Ort sammelst. Sie sind also nicht verloren.

Tipp 4: Gewinne Zeit für das wirklich Wichtige durchs Nein-Sagen

„Die Leute meinen sich zu fokussieren bedeutet nur ‚Ja‘ zu dieser einen Sache zu sagen, auf die du dich fokussieren willst. Aber das stimmt nicht. Es bedeutet vielmehr ‚Nein‘ zu sagen. Nein zu den anderen Hundert tollen Ideen, die da sind. Du musst mit viel Bedacht auswählen. […] Innovation bedeutet zu Tausend Sachen Nein zu sagen.“

– Steve Jobs

Du kennst inzwischen deine Prioritäten für heute.

Trotzdem gelingt es dir nicht immer, dich zu 100 % darauf zu fokussieren. Plötzlich kommt eine dringende Mail. Oder ein Kollege bittet dich um Hilfe. Und du verlierst Zeit für deine eigentliche Priorität.

Wenn du die Arbeit erledigen möchtest, die dir wichtig ist, dann musst du zu den meisten anderen Dingen Nein sagen. Oder bis 22 Uhr arbeiten … Was für die meisten von uns aber keine gute Alternative ist.

Nein zu sagen, erfordert von dir allerdings eine gewisse Härte. Denn „Nein“ sagen ist gar nicht so leicht.

Aber wenn du wirklich großartige Arbeit abliefern möchtest, dann solltest du dich möglichst auf deine Prioritäten konzentrieren. Und diese Dinge dafür richtig gut machen.

Dafür musst du zu allem anderen Nein sagen.

Und deine Produktivitäts-Zeit schützen.

Wie geht das? 

Möglichkeiten, um auf eine nette Art und Weise „Nein“ zu sagen:

1. Dir erstmal Bedenkzeit erbitten. Meistens musst du nicht sofort antworten. Sondern du kannst die Entscheidung verschieben und später nochmal darauf zurückkommen.
2. Das Nein begründen. Wenn du einen guten Grund für dein Nein nennst, macht es das deinem Gegenüber leichter, es anzunehmen.
3. Ein Gegenangebot machen. Es ist auch möglich, einen Gegenvorschlag zu machen, also vielleicht eine andere Idee einzubringen, wie derjenige sein Anliegen lösen kann. Du zeigst damit, dass dir der andere nicht egal ist. Gleichzeitig machst du aber auch klar, dass du nicht zur Verfügung stehst.

Hier findest du noch mehr Möglichkeiten, um Nein zu sagen.

Tipp 5: Sei zufriedener mit dir selbst, indem du die ersten Stunden des Tages nutzt

Wenn wir eine wichtige Aufgabe abgearbeitet haben, sind wir in der Regel zufrieden mit uns selbst. Dann flutscht der Rest des Tages meistens.

Wenn es allerdings nicht klappt, dann sind wir unzufrieden.

Meistens bist du in den ersten Stunden deines Tages noch am leistungsfähigsten. Das ist also auch die beste Zeit für dich, um produktiv zu sein.

Deshalb solltest du mindestens die ersten zwei Stunden deines Tages wie eine heilige Zeit behandeln. Halte sie immer frei für deine Priorität Nummer 1. Denn in dieser Zeit kannst du am besten produktiv sein und an deiner wichtigsten Priorität arbeiten.

Das heißt im Gegenzug also auch: Die ersten Stunden deines Tages keinesfalls E-Mails checken. Keine sozialen Medien nutzen. Keine Nachrichten lesen. Deinen Kopf mit möglichst wenig anderen Dingen „vollstopfen“.

Wie geht das?

1. Die ersten 2 Stunden deines Tages möglichst „offline“ bleiben.
2. Halte dir diesen Zeitblock grundsätzlich frei von Meetings, Terminen und anderen Verpflichtungen.
3. Nutze diese Zeit, um mit voller Leistungsfähigkeit an deiner momentan wichtigsten Aufgabe zu arbeiten.

Tipp 6: Nie mehr zu viel Zeit für eine Aufgabe verschwenden. Wie du deine Aufgaben effizient erfüllst

Manchmal brauchen Aufgaben viel länger, als du denkst. Du möchtest es aber gut machen. Deshalb gibt es für dich auch keine Alternative, als die Arbeit jetzt da reinzustecken.

Perfektionismus ist einer der größten Produktivitätskiller schlechthin.

Weil du als Perfektionist sehr viel Zeit aufwendest, damit alles bis ins letzte Detail stimmt.

Die letzten Details sind häufig das, was am wenigsten ins Gewicht fällt, aber am allermeisten Zeit frisst. Wie anhand der 80-zu-20-Regel festgestellt werden konnte.

Die 80-zu-20-Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse schon durch 20 % des Gesamtaufwands erreicht werden.

Diese Regel wurde von dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto entdeckt und sie lässt sich auf unterschiedliche Bereiche übertragen. Beispielsweise:

• 80 % des Umsatzes eines Unternehmens wird von 20 % der Produkte erzielt.
• 80 % der Beschwerden kommen von 20 % der Kunden.
• 80 % deiner Stressbelastung wird von 20 % deiner Aufgaben verursacht.

Das heißt für dich: Du erreichst 80 % des gewünschten Ergebnisses mit 20 % deines Zeitaufwandes.

Für den Teil von den 80 bis zu den 100 % wendest du 80 % deiner Zeit auf.

In ein ganz konkretes Beispiel gebracht: Wenn du 8 Stunden am Tag arbeitest, erzielst du in ca. 1,5 Stunden 80 % deiner Ergebnisse. Die anderen 6,5 Stunden verwendest du, um noch die letzten 20 % rauszuholen.

Und als Perfektionist ist dieses Verhältnis womöglich noch krasser.

Das ist nicht besonders effizient. Gerade als Perfektionist kannst du viel produktiver werden, wenn du nicht alles bis ins letzte Detail perfekt machst, sondern deine Erwartungen an dich selbst ein wenig runterschraubst und eher auf die 80 % abzielst statt auf die 100 %.

Das gilt natürlich nicht, wenn du Flugzeuge reparierst 😉

Oder sonstige Arbeiten verrichtest, bei denen es eben auf maximale Genauigkeit ankommt.

Aber für 80 % der Aufgaben hat es nach dieser Regel Gültigkeit.

Nimm dir diese 80-zu-20-Regel zu Herzen. Dadurch kannst du deine Produktivität viel effizienter einsetzen.

Wie geht das?

1. Wirf einen Blick auf deine Prioritätenliste von heute.
2. Hol dir Zettel und Stift oder öffne dein Computerprogramm.
3. Beantworte dir schriftlich folgende Frage: Was sind die 20 %, die ich für diese Aufgabe tun muss, damit sie zu 80 % erledigt ist?
4. Fokussiere dich nur auf diese wichtigsten 20 %.
5. Stell dir diese Frage immer wieder, sobald du eine neue Aufgabe beginnst.

Tipp 7: Wie du richtig Lust bekommst, anzufangen, einfach nur, indem du deine Überforderung beseitigst

Vielleicht geht’s dir auch oft so: Wenn du erstmal in der Aufgabe drin bist, ist alles easy. Dann läuft es. Aber das Anfangen, das ist ein großes Problem! Es kostet dich eine Menge Überwindung.

Und das hat zur Folge, dass du unangenehme Aufgaben so lange aufschiebst, bis es nicht mehr geht.

Es ist super anstrengend, wenn du ständig mit dir selbst kämpfen musst, um die Aufgabe anzupacken. Das raubt dir unendlich viel Energie und zerstört deine Produktivität.

Aber wir sind nun mal keine Maschinen. Oftmals haben wir einfach keine Lust, anzufangen. Sondern wollen uns lieber ablenken mit Internet oder Fernsehen … 😉

In den allermeisten Fällen ist das ein Ausdruck von Überforderung:

Die Aufgabe fühlt sich sehr groß an.

Du weißt nicht, ob du es packst.

Es wird auf jeden Fall echt anstrengend.

Und es macht keinen Spaß.

Da ist es nur verständlich, dass du dem lieber aus dem Weg gehst.

Aber es gibt dafür eine Lösung.

Eine Lösung, um deine inneren Kämpfe mit dir selbst ein für alle Mal zu beenden.

Die Lösung lautet: die Überforderung beseitigen.

Die Überforderung ist es, die dich lähmt. Und deine Produktivität blockiert.

Wenn eine Aufgabe sich leicht anfühlt und „nicht der Rede wert“, dann ist es ganz kinderleicht für dich, anzufangen.

Ein Beispiel:

„Ich muss bis nächste Woche den Bericht fertig schreiben.“

Bääh. Das klingt nach einer Aufgabe, die jeder von uns gern aufschiebt. Sei besteht aus vielen Schritten. Sie ist groß. Sie klingt überfordernd.

„Ich muss mal die letzten zwei Seiten Fazit aus dem Gutachten lesen.“

Klingt schon einfacher. Ist eindeutig. Ist eine Aufgabe, die du bewältigen kannst. Etwas, das dich nicht so sehr abschreckt.

Eigentlich ist es ganz einfach und trotzdem machen es viele von uns Tag für Tag falsch …

Das Geheimnis lautet: Definier dir deine Aufgaben möglichst klar und kleinschrittig.

Dann hast du nie wieder ein Problem damit, anzufangen. Und deine Produktivität wird nicht blockiert.

Wie geht das?

1. Nimm dir Zettel und Stift. Oder öffne dein Schreibprogramm am Computer.
2. Nimm dir eine Minute Zeit und beantworte dir selbst die Frage: Was muss zur Erledigung meiner Aufgabe ganz konkret getan werden? (Beispiele: einen Termin vereinbaren, den Bericht lesen, eine Zusammenfassung schreiben, die E-Mail beantworten etc.)
3. Schau deine Liste an und beantworte dir die Frage: Welche Teilaufgabe will ich zuerst angehen? (Beispielsweise: Einen Termin vereinbaren)
4. Jetzt brich dir deine Teilaufgabe herunter in Minischritte, die dich weniger als 5 Minuten kosten. Die Minischritte müssen ganz eindeutig und klar definiert sein. (Zum Beispiel: Ich suche mir die Telefonnummer raus. Ich checke kurz meinen Terminkalender nach möglichen Terminen. Ich rufe an. …)
5. Wenn du deine Überforderung beenden willst, dann such dir einen dieser kleinen Minischritte aus, den du sofort erledigen könntest, ohne dass er dir schwerfällt.
6. Erledige diesen Minischritt sofort.
7. Danach frage dich: Will ich noch einen Minischritt erledigen, ja oder nein?
8. Falls du dich für „Ja“ entscheidest: Spring zurück zu Schritt 5 und such dir einen neuen Minischritt aus.
9. Falls du dich für „Nein“ entscheidest: Freu dich, dass du jetzt einen kleinen Schritt erledigt hast, statt weiterhin aufzuschieben. Und klopf dir selbst dafür auf die Schulter.

Tipp 8: Komm in den Flow, indem du für Herausforderung sorgst

„Flow (englisch ‚Fließen, Rinnen, Strömen‘) bezeichnet das als beglückend erlebte Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit, die wie von selbst vor sich geht – auf Deutsch in etwa Schaffens- bzw. Tätigkeitsrausch oder auch Funktionslust.“

– Definition von „Flow“ laut Wikipedia

Der „Flow“ ist so ein optimaler Zustand in Hinblick auf deine Produktivität.

Wenn du im Flow bist, gehen dir die Dinge leicht von der Hand.

Ein wichtiger Faktor, um in einen Flow-Zustand zu geraten, ist der Schwierigkeitsgrad der Aufgabe.

Ist die Aufgabe zu leicht, langweilt sie dich.

Ist sie zu schwer, überfordert sie dich.

Die perfekte Aufgabe hat einen mittleren Schwierigkeitsgrad. Das heißt, du kannst sie bewältigen, aber sie fordert dich schon heraus.

Wenn du also den Flow-Effekt für dich nutzen möchtest, um das Maximum an Produktivität zu erreichen, dann sorge dafür, dass deine Aufgabe möglichst einen mittleren Schwierigkeitsgrad hat.

Wie geht das?

1. Nimm dir Zettel und Stift. Oder öffne dein Schreibprogramm am Computer.
2. Bewerte deine bevorstehende Aufgabe auf einer Skala von 1 (extrem leicht) bis 10 (extrem schwer).
3. Überlege dir, wie du deine Aufgabe in den Schwierigkeitsbereich zwischen 4 und 7 bringen kannst.
4. Falls deine Aufgabe zu leicht ist: Wie kannst du sie dir schwerer machen? Wie kannst du daraus eine Herausforderung machen? (Zum Beispiel: Setz dir ein Zeitlimit und mach einen Wettkampf aus, mach ein Spiel daraus, mach es besonders gründlich, mach’s dir künstlich schwerer)
5. Falls deine Aufgabe zu schwer ist: Unterteile sie in einzelne Teilschritte. So lange, bis die Teilaufgabe im Schwierigkeitsbereich zwischen 4 und 7 liegt.
6. Sobald die Aufgabe im mittleren Schwierigkeitsbereich von 4 bis 7 liegt, leg los!

Tipp 9: Große Schritte vorankommen durch Monotasking

Das absolute Geheimrezept zur Steigerung deiner Produktivität lautet: Fokus.

Je länger du ungestört und an einem Stück an einer Aufgabe arbeiten kannst, desto produktiver bist du.

Aber in Zeiten ständig bimmelnder Smartphones und der 24/7-Verfügbarkeit schöner Ablenkungen ist Fokussierung für viele von uns zu einer extremen Herausforderung geworden.

Es ist immer einfacher, noch einmal kurz die Mails zu checken oder die neuesten News, anstatt mit der nächsten schwierigen Aufgabe anzufangen.

Die Lösung für dieses Problem lautet: Monotasking oder auch Singletasking.

Monotasking ist das Gegenteil von Multitasking und heißt: Konzentrier dich voll und ganz nur auf eine einzige Aufgabe. Schalte alle anderen Ablenkungen aus.

Wie geht das?

1. Schalte dein Smartphone aus.
2. Falls du ständig von außen gestört wirst, grenz dich ab. Setz dir Kopfhörer auf und höre „White Noise“ oder „Coffitivity“ (s. auch Tipp 14). Stell ein Schild vor dich mit der Aufschrift „Bitte bis X Uhr nicht stören“.
3. Falls du gern im Internet surfst, um dich abzulenken, schalte das Internet für eine definierte Zeit ab. Mit einem Programm wie Freedom.
4. Leg dir Zettel und Stift hin, damit du alle Gedanken, die dir in den Kopf schießen, direkt aufschreiben kannst. So vergisst du auf keinen Fall etwas. Und so musst du nicht mehr daran denken und hast den Kopf frei für deine Aufgabe.

Tipp 10: Reinkommen in die Aufgabe mit ‚nur 5 Minuten’

Falls dir das Runterbrechen der Aufgabe in kleinere Teilaufgaben (s. Tipp 7) noch nichts gebracht hat, dann wird dieser Tipp dir auf jeden Fall weiterhelfen.

Das hier ist ein Tipp für Menschen, die gern selbst bestimmen, wann sie etwas machen.

Oft ist es ja so, dass du einfach keine Lust hast, mit der Aufgabe anzufangen. Sobald du aber erstmal drin bist, läuft es dann.

Je schneller du also in eine Aufgabe reinkommst, desto weniger Energie wendest du auf, um dich selbst zu überreden. Umso höher ist dann dafür deine Produktivität.

Dein Ziel sollte es also sein, möglichst schnell mit einer Aufgabe anzufangen.

Wie geht das?

1. Hol einen Wecker, eine Stoppuhr oder dein Handy.
2. Stell einen Timer auf 5 Minuten.
3. Schalte alle Möglichkeiten zur Ablenkungen für die kommenden 5 Minuten aus.
4. Starte den Timer.
5. Fange sofort an mit der Aufgabe. Nur für 5 Minuten.
6. Wenn die 5 Minuten abgelaufen sind, stoppe sofort.
7. Mach kurz eine Pause und atme dreimal tief ein und aus.
8. Frag dich: Habe ich gerade Lust, noch weitere 5 Minuten an dieser Aufgabe zu arbeiten? Antworte ganz ehrlich, ohne dich selbst unter Druck zu setzen.
9. Falls nein: O. k., dann hör jetzt wirklich auf und mach etwas anderes. Es ist sehr wichtig, dass du dir an dieser Stelle wirklich die Freiheit gibst, „Nein“ zu sagen, wenn dir danach ist. Nur dann funktioniert diese Technik. Wenn du dich selbst unter Druck setzt, weiterzumachen, funktioniert diese Technik nicht.
10. Falls ja: Geh zurück zu Schritt 2. Starte die nächsten 5 Minuten.

Tipp 11: Wie du deinen Kopf in Arbeitslaune bringst und ihn auch wieder in den Feierabend-Modus bekommst

Freitags nachmittags bist du wahrscheinlich nur sehr selten in Arbeitslaune. Ein großes neues Projekt würdest du da zumindest nicht noch anfangen.

Dienstags vormittags hingegen strotzt du im Vergleich wahrscheinlich vor Schaffenskraft.

Zumindest wenn du eine „normale“ Arbeitswoche hast.

Der Zeitpunkt bestimmt also deine Bereitschaft und Lust zu arbeiten.

Das ist eine Kopfsache.

Freitags nachmittags bist du halt gefühlt schon im Wochenende.

Dienstags geht die Arbeitswoche erst so richtig los.

Wenn du produktiv sein willst, brauchst du mehr von der „Dienstagsstimmung“.

Wie gelingt es dir also, den besagten „Schalter“ umzulegen und produktiv zu werden?

Eine Hilfe können Einstiegsrituale sein. Solche Einstiegsrituale helfen dir dabei, dich selbst in den richtigen Modus zu bringen. Einstiegsrituale sind nämlich wie ein Startsignal für den Kopf. Sie signalisieren dir „In Ordnung, ran ans Werk“.

Jeder von uns hat solche Einstiegsrituale. Also bestimmte Dinge, die wir immer wieder tun und die unserem Kopf sagen: Gleich geht’s los. Vielleicht nur unbewusst.

Aber deine Einstiegsrituale helfen dir dabei, den Schalter umzulegen und produktiv zu werden.

Wie geht das?

1. Nimm dir Zettel und Stift. Oder öffne dein Schreibprogramm am Computer.
2. Beantworte schriftlich die Frage: Was könnten Einstiegsrituale für mich sein? (Beispiel: Dich vor einen Spiegel stellen und dir selbst mehrfach sagen: Jetzt packe ich es an, 10 Mal tief ein- und ausatmen, Kopfhörer aufsetzen und „White Noise“ anschmeißen, dir ein Mantra vorsagen …)
3. Dann beantworte schriftlich die Frage: Was tue ich aktuell schon, um in Arbeitslaune zu kommen, bzw. welche Einstiegsrituale nutze ich womöglich im Moment schon?
4. Schau dir all deine Antworten an. Wende eines dieser Einstiegsrituale jetzt gleich an, um dich in Arbeitslaune zu bringen.

Je häufiger du ein ganz bestimmtes Einstiegsritual benutzt, desto fester wird es in deinem Kopf mit dem Start des Arbeitsmodus verknüpft. Ein festes Einstiegsritual stellt die Wiederholbarkeit sicher und ermöglicht es dir, auf ganz einfache Art und Weise den Schalter in deinem Kopf umzulegen.

Genau das gleiche Prinzip kannst du übrigens auch nutzen, um in den Feierabend-Modus zu kommen. Mit Hilfe von Ausstiegsritualen, mit denen du die Arbeitszeit beendest.

Tipp 12. Wie du deinen Kopf frei bekommst für die bevorstehende Aufgabe

Manchmal wird deine Produktivität auch gestört, weil du einfach nicht den Kopf frei hast. Dich plagen vielleicht Sorgen. Oder du hängst gedanklich noch im Gestern.

In solch einer Situation ist es sehr wichtig, dass du den Kopf frei bekommst. Anders schaffst du es nicht, produktiv zu sein. Sondern bist gedanklich immer wieder ganz woanders.

Es gibt unterschiedliche Methoden, um deinen Kopf frei zu bekommen. Eine davon ist der „Braindump“.

Wie geht das?

1. Sorge dafür, dass du die nächsten 5 Minuten ungestört bist.
2. Nimm dir Zettel und Stift. Oder öffne dein Schreibprogramm am Computer.
3. Hol einen Wecker, eine Stoppuhr oder dein Handy.
4. Stell einen Timer auf 5 Minuten.
5. Starte den Timer.
6. Jetzt schreibe 5 Minuten lang eine Liste von Ergänzungen zu folgendem Satz: Es geht mir einfach nicht aus dem Kopf, dass …
7. Schreibe alles auf, was dir dazu einfällt. Bis dein Timer klingelt.
8. Schau dir deine Liste an. Suche gezielt nach allen Antworten, bei denen es sich um Dinge handelt, bei denen du noch nichts tun kannst.
9. Streich alle diese Antworten von deiner Liste.
10. Schau dir deine Liste nochmal an. Suche gezielt nach allen Antworten, bei denen es sich um Dinge handelt, die du nicht beeinflussen kannst.
11. Streich alle diese Antworten von deiner Liste.
12. Übertrage alle anderen Antworten auf einen neuen Zettel. Jetzt hast du alle Punkte, bei denen du etwas tun kannst, gesammelt und auf einen Blick. Und jetzt sind sie erstmal aus deinem Kopf.

Hier findest du eine detaillierte Anleitung für einen Braindump.

Falls dir der Braindump noch nicht gut geholfen hat, findest du hier auch noch viele weitere Methoden, um deinen Kopf frei zu bekommen.

Tipp 13: Deine Aufgabe pünktlich erledigen dank Deadlines

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

So lautet eines der sogenannten Parkinson’schen Gesetze.

Das kennst du von dir selbst vielleicht auch. Wenn etwas mal ganz dringend bis morgen erledigt sein muss, dann kriegst du es auch hin. Mit viel Biegen und Brechen. Aber du schaffst es.

Und das, obwohl dich die gleiche Aufgabe normalerweise viel mehr Zeit kostet.

Unter Druck wächst du eben über dich hinaus.

Wenn die „sanften Techniken“ dir nicht mehr weiterhelfen, dann hilft manchmal nur noch Druck.

Das ist allerdings keine Methode, die Spaß macht. Sie ist mit ziemlich viel Stress verbunden. Und deshalb sollte sie nur eine Notlösung sein und keine Dauerlösung.

Druck entsteht durch Termine und Deadlines.

Diese Art von Druck kannst du dir einfach künstlich selbst erschaffen.

Wie geht das?

1. Schau in deinen Kalender. Setz dir eine eigene Deadline für deine Aufgabe. Eine Deadline, die:
   – realistisch machbar ist.
   – dich jetzt zum Loslegen zwingt.
   – ein paar Tage vor dem echten Abgabetermin liegt. So hast du einen Vorsprung.
2. Sorge dafür, dass du deine Deadline wirklich ernst nimmst. Zum Beispiel, indem du:
   – deine Deadline öffentlich machst. Also deinem Partner oder Kollegen davon erzählst.
   – eine Wette mit jemandem abschließt.
   – eine Bestrafung damit verknüpfst (s. auch Tipp 19).
3. Und jetzt leg los. Mach dich ans Werk.

Tipp 14: Deine Produktivität unterstützen mit kleinen, hilfreichen Apps

Um deine Produktivität zu unterstützen, gibt es eine Menge kleiner, hilfreicher Apps.

Besonders hilfreich finde ich die 3 folgenden:

1. Pomodoro-Timer. Pomodoro-Timer sind Apps zur Anwendung der sogenannten Pomodoro-Technik. Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte und 5-Minuten-Pausen unterteilt. Diese häufigen kurzen Pausen sorgen dafür, dass du geistig fit und produktiv bleibst. Du kannst die Zeit mit einer solchen App stoppen. Oder aber ganz einfach mit einem Wecker 😉
2. Freedom. Freedom ist eine App, mit der du dein Internet für eine vorher festgelegte Zeit abschalten kannst. Das ist sehr hilfreich, wenn du dich selbst ständig ablenkst. Deine Internetverbindung kannst du nur wiederherstellen, indem du den Computer neu startest, oder, wenn die Zeit abgelaufen ist. Den Computer neu zu starten, ist meist eine so große Hürde, dass es dich davon abhält, im Internet rumzusurfen.
3. coffitivity.com ist eine Website bzw. App, die dir „Coffeeshop“-Geräusche auf die Ohren gibt. Leichte Hintergrundgeräusche verbessern nämlich nachweislich deine Konzentrationsfähigkeit. Coffitivity hilft dir hervorragend dabei, dich von den Geräuschen der Außenwelt abzugrenzen. Das Gleiche gilt für „White Noise“ bzw. „weißes Rauschen“. Das sind Geräusche wie z. B. Regen oder Wasserfälle, die dir bei der Konzentration helfen und dich von den Geräuschen der Außenwelt abschotten.

Tipp 15: Voll motiviert an die Sache gehen indem du dich in einen emotionalen Zustand versetzt

Dein Energielevel ist extrem wichtig, wenn du produktiv sein möchtest.

Wenn du gerade wie ein nasser Sack in der Ecke hängst, ist es schwer, voller Tatendrang die nächste Aufgabe anzugehen.

Was kannst du also tun, um dein Energielevel anzuheben?

Um deine Motivation zum Leben zu erwecken?

Du kannst dich in einen positiven emotionalen Zustand versetzen.

Positive Emotionen steigern dein Energielevel.

Und dieser Energieschub kann dir helfen, die nächste Aufgabe mit mehr Antrieb anzugehen.

Es gibt unterschiedliche Wege, um dich in einen positiven emotionalen Zustand zu versetzen.

Möglichkeit 1: Musik

1. Such dir ein Lied heraus, das dir richtig gut gefällt und das gleichzeitig aktivierend ist.
2. Setz oder leg dich hin. Schließ deine Augen.
3. Jetzt hör dir dieses Lied 3 Mal hintereinander an.

Möglichkeit 2: Inspirierende Videos

1. Seiten wie youtube sind eine Goldgrube für inspirierende Clips, die dich positiv emotional aufladen. Such nach einem Video, das dich besonders inspiriert (z. B. historische Momente, Sportereignisse).
2. Hier ein paar schöne Beispiele für Sportvideos, die dich in einen positiven emotionalen Zustand versetzen:

Derek Redmond in Barcelona 1992:

Wie die Familie bei Olympia mitfiebert:

Achte allerdings darauf, auch wieder den Absprung zu finden und nicht den ganzen Tag mit schönen Videos zu verbringen 😉

Möglichkeit 3: Dein Ziel emotional aufladen

Hier eine kleine Anleitung, wie du dein Ziel emotional aufladen kannst.

Tipp 16: Deine ‚Säge schärfen’ durch erholsame Pausen

Kennst du die Geschichte vom Holzfäller, der keine Zeit hat?

Diese kleine Geschichte ist ein Sinnbild dafür, warum es schlau ist, Pausen zu machen.

In der Pause schärfst du deine Säge. In der Pause lädst du deine Batterien auf und wirst wieder produktiv.

Deshalb ist es so wichtig, dass du regelmäßige Pausen machst.

Und die Pausen dann am besten auch dafür nutzt, um Energie zu tanken.

Doch was kannst du in einer Pause tun, um Energie zu tanken?

Wie geht das?

Möglichkeiten, um deine Pause auch wirklich zu einer erholsamen Pause zu machen:

1. für ein paar Minuten meditieren.
2. tiefe Bauchatmung machen.
3. einen Spaziergang an der frischen Luft machen.
4. einfach nichts tun und Löcher in die Luft gucken.
5. einfach das tun, worauf du gerade Lust hast.
6. deinen Puls ein wenig in die Höhe treiben. Stramm walken, joggen, Fahrrad fahren, Kniebeugen machen, Hampelmänner etc.
7. Autogenes Training

Tipp 17: Produktiver sein durch das richtige Umfeld 

Manchmal kommst du an deinem Arbeitsplatz einfach nicht in deinen Arbeitsrhythmus rein.

Anstatt jetzt aber den restlichen Tag unproduktiv zu sein, solltest du einfach dein Umfeld wechseln. Denn das richtige Umfeld kann dich ganz schnell wieder in den Arbeitsrhythmus bringen.

Oft hilft dir ein solcher Wechsel des Arbeitsumfelds also, um wieder produktiv zu werden.

Dieser Tipp hilft dir natürlich nur weiter, wenn du nicht an deinen Schreibtisch im Büro gebunden bist. Vielleicht hast du in deinem Büro ja auch Stillarbeitsräume oder Konferenzräume, die du nutzen kannst.

Oder du setzt dich in einen Coffeeshop oder in die Uni-Bibliothek.

Genau für solche Zwecke gibt es inzwischen ja auch landesweit „Co-Working Spaces“. Büros, in denen du dir tageweise einen Schreibtisch mieten kannst.

Das sind alles Umfelder, an denen Arbeitsstimmung herrscht.

Wichtig ist nur, dass du Umfelder findest, in denen du gut arbeiten kannst. Und das Umfeld für dich einsetzt, um deine Produktivität zu erhalten.

Wie geht das?

1. Nimm dir Zettel und Stift. Oder öffne dein Schreibprogramm am Computer.
2. Schreib eine Liste aller Orte, an denen du gut arbeiten kannst.
3. Überlege noch weitere Möglichkeiten, die du evtl. bei dir im Büro hast, und pack sie mit auf die Liste.
4. Suche im Internet nach Cafés, Bibliotheken, Co-Working-Spaces in deiner Nähe. Ergänze deine Liste um all diese möglichen neuen Arbeitsumfelder.
5. Wenn du das nächste Mal nicht mehr vorankommst, wage einen Versuch. Mach eine Pause wie in Tipp 16 beschrieben. Und dann wechsle dein Arbeitsumfeld.

Tipp 18: Fit für den nächsten Tag durch die richtige Erholung am Abend

„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel.“

Sagte Bundestrainer Sepp Herberger schon so schön.

Übertragen aufs Thema Produktivität heißt das: Dein Feierabendprogramm bestimmt, wie ausgeruht und leistungsfähig du am nächsten Tag bist.

Jetzt halt hier mal kurz inne und überleg mal, wie du für gewöhnlich deinen Feierabend verbringst. Was sind so die drei Dinge, die du für gewöhnlich am Feierabend machst?

Die „American Psychological Association“ hat mal untersucht, welche Aktivitäten wirklich zu Entspannung und zum Stressabbau taugen. Und auch, welche nicht. Schau dir die folgenden beiden Listen mal genau an. Überraschungen garantiert!

Die effektivsten Methoden zur Entspannung und Stressminderung am Feierabend sind:

1. Bewegung
2. Sport und Spiel
3. Lesen
4. Musik hören
5. Zeit mit Freunden und Familie verbringen
6. Massagen
7. Spazieren gehen
8. einem Gottesdienst beiwohnen
9. Meditieren
10. Yoga
11. einem kreativen Hobby nachgehen

Am wenigsten für Entspannung und Stressabbau sorgen:

1. Glücksspiel
2. Shopping
3. Rauchen
4. Alkohol trinken
5. Essen
6. das Spielen von Computerspielen
7. im Internet surfen
8. länger als 2 Stunden Fernsehen oder Filme schauen

Fernsehen, Internet, Essen, Daddeln, alles nicht so optimal …?
Vielleicht hast du dich selbst jetzt auch dabei ertappt, dass deine Feierabendgestaltung verbesserungswürdig ist.

Also schaff dir ab heute einen Feierabend, der dich wirklich erholt. Der dir neue Energie schenkt.

Wie geht das?

1. Schau dir die Liste mit den effektiven Methoden zur Entspannung und Stressminderung an.
2. Falls da noch nichts für dich dabei ist, hol dir noch weitere Inspiration bei folgenden Entspannungsmethoden.
3. Plane dir für deinen heutigen Feierabend mindestens eine dieser Aktivitäten ein. Für mindestens eine Stunde. Du kannst die Aktivitäten auch gerne miteinander kombinieren. Wichtig ist, dass du dir dafür mindestens eine Stunde Zeit gönnst.
4. Programmier dir eine Handyerinnerung für heute Abend ein. Damit du dein Vorhaben nicht vergisst.
5. Tu es. Gönn dir diese Zeit für dich selbst. So kommst du runter. Und tankst wertvolle Energie.

Tipp 19: Wie du dir selbst einen richtigen Arschtritt verpasst mit Hilfe der richtigen Strafen

Dieser Tipp ist eine dieser berühmt-berüchtigten „härteren Saiten“ … Weshalb ich ihn auch lieber erst ans Ende dieser Liste gepackt habe 😉

Wenn du ein Freund der sanfteren Töne bist, spring lieber gleich weiter zum nächsten Tipp. Denn dieser Tipp ist sicherlich nicht für jedermann was.

Aber er funktioniert und ist extrem effektiv.

Wie in Tipp 13 schon beschrieben, funktionieren manche von uns ja am besten, wenn sie Druck haben.

Druck ist aber nicht unbedingt schön. Deshalb sollte das auch nicht unbedingt eine Dauerlösung sein.

Im Tipp 13 ging es ja um künstlichen Druck und Deadlines. Dieser Tipp hier treibt das gleiche Prinzip im Grunde nur auf die Spitze.

Denn du verknüpfst das Verpassen der Deadline mit einer bestimmten Strafe, die für dich wirklich unangenehm ist. So, dass du es wirklich vermeiden willst.

Wie geht das?

1. Definiere bis ins letzte Detail, was du genau bis wann erledigt haben willst. So, dass es wirklich keinerlei Missverständnisse geben kann.
2. Definiere bestimmte Ausnahmen, die du gelten lassen willst (Urlaub, Krankheit, Todesfälle …).
3. Such dir einen „Schiedsrichter“. Jemand, der das Erreichen oder Verpassen deiner Deadline kontrolliert. Am besten einen Freund.
4. Definiere eine bestimmte Strafe für das Nichterreichen der Deadline. Es muss etwas sein, das du wirklich vermeiden willst. Denn nur dann entfaltet diese Methode ihre „Arschtritt-Wirkung“.
5. Eine mögliche Strafe kann auch eine Geldstrafe sein, die dir wehtut. Wichtig bei der Geldstrafe ist: Das Geld muss wirklich weg sein. Das heißt, es geht nicht an den Schiedsrichter. Und auch nicht an einen guten Zweck. Sondern an einen für dich „schlechten Zweck“. Also z. B. als Spende an eine Organisation oder Partei, deren Ziele du überhaupt nicht teilst. Darum muss sich der Schiedsrichter dann kümmern.
6. Setz einen Vertrag auf, in dem all das festgehalten wird und den du und dein Schiedsrichter unterschreiben.
7. Wenn du dich beispielsweise für eine Geldstrafe von 250 € entschieden hast, heb das Geld noch heute von deinem Konto ab. Und gib es dem Schiedsrichter schon vorab. So musst du ab jetzt alles dafür tun, um dir das Geld zurückzuholen. Das entfaltet eine viel größere Motivation für dich.
8. Los geht’s. Ich wette, dass du deine Aufgabe rechtzeitig erledigst 😉

Tipp 20: So produktiv sein wie Leonardo da Vinci – durch positives Aufschieben

Leonardo da Vinci war ja bekanntermaßen einer der kreativsten, erfinderischsten und produktivsten Menschen, die je auf diesem Planeten gelebt haben.

Eine Besonderheit an da Vincis Arbeitsstil war: Er hat immer gleichzeitig an mehreren Projekten gearbeitet. Ist er mal mit einer Sache nicht weitergekommen, hat er in seinem Atelier die Stelle gewechselt und hat an der nächsten Sache weitergearbeitet.

Das ist ein ziemlich guter Trick, den du auch anwenden kannst, um deine Produktivität bestmöglich auszunutzen.

Wenn du mal keine Lust auf eine Aufgabe hast, tu einfach was anderes, was auch getan werden muss.

Das ist positives Aufschieben. Du schiebst nicht einfach nur auf. Sondern erledigst in der Zeit auch andere wichtige Dinge.

Wenn du mit dieser Technik richtig jonglierst, kannst du quasi „nebenbei“ eine Menge wichtiger Aufgaben erledigen, die dich sonst eine Menge Überwindung gekostet hätten.

Wie Dr. Piers Steel, Autor von „Der Zauderberg: Warum wir immer alles auf morgen verschieben und wie wir damit aufhören“, in seinem Buch schreibt:

„Wir sind bereit, jede noch so üble Aufgabe zu bearbeiten, solange wir damit eine noch schlimmere Aufgabe vermeiden können.“

Diese Logik machen wir uns zunutze.

Wie geht das?

1. Schreib dir eine Prioritätenliste, wie in Tipp 3 beschrieben.
2. Schau dir diese Liste an und vergib jeder Aufgabe Punktzahlen von 1 (keine Lust drauf) bis 10 (super viel Lust drauf).
3. Arbeite zuerst an der Aufgabe, auf die du am meisten Lust hast.
4. Wenn du keine Lust mehr auf die aktuelle Aufgabe hast, geh zurück zu Punkt 2 und vergib neue Punktzahlen für alle Aufgaben.
5. Arbeite immer an den Aufgaben, die dir am wenigsten Unlust bereiten.

Und wenn du damit mal nicht mehr weiterkommst, findest du ja hier noch 19 andere Tipps, wie du auch die Aufgaben anpacken kannst, auf die du am wenigsten Lust hast 😉

Welcher Tipp hilft dir am meisten?

Ich hoffe, du findest ein paar Tipps, die dir dabei helfen, deine Produktivität zu steigern.

Und ich bin neugierig:

• Hast du noch gute Produktivitäts-Tipps, die du gerne mit uns allen teilen möchtest?
• Hast du einen Tipp ausprobiert und möchtest deine Erfahrungen mit uns teilen?

Dann hinterlasse gern einen Kommentar.