So bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos

 

» Chaos im Aktenschrank. Wo sind die wichtigsten Unterlagen? Welche Aufbewahrungsfristen gibt es? So schaffen Sie Ordnung und finden endlich, was Sie suchen. «

“Glücklicher durch Ausmisten” – “Ballast abwerfen” – “Durch Wegwerfen endlich freier werden” – so oder so ähnlich lauten Tipps, mit denen wir das eigene Leben besser in den Griff bekommen sollen. Und es gibt viele Bereiche, in denen das konsequente Ausmüllen auch wirklich sinnvoll ist. Diese Ratschläge greifen allerdings nicht bei unseren Papieren – hier sind wir nämlich verpflichtet, vieles aufzuheben.

Die eigenen Papiere sind für viele von uns eine ständige Quelle von Ärgernissen – verstreut und unsortiert, unvollständig und chaotisch wachsen sie uns über den Kopf. Hier wollen wir Ihnen eine Reihe von Tipps geben, wie Sie das Papierchaos in den Griff bekommen.

Idealerweise sind Ihre persönlichen Unterlagen so abgelegt, dass Sie selbst und auch andere Personen, jederzeit wichtige Dokumente finden können. Sie selbst ersparen sich damit viel Zeit und Ärger und wenn auch andere sich in Ihren Unterlagen zurechtfinden können, ist das eine große Hilfe, wenn Ihnen z.B. etwas zustößt.

Schauen wir zunächst, welche Unterlagen Sie sammeln müssen, um dann in einem zweiten Schritt über ein sinnvolles Ablagesystem nachzudenken.

Was aufzuheben ist

Hier erfahren Sie, was Sie eigentlich alles aufheben müssen.

Wichtige Dokumente, die man sein Leben lang braucht

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die man normalerweise sein ganzes Leben lang braucht. Dazu gehören z.B.:

  • die Geburtsurkunde,
  • Zeugnisse,
  • Ausbildungsurkunden,
  • Reisepass,
  • Personalausweis
  • Führerschein.

Weiterhin wichtig:

  • Taufschein (z.B. wenn man kirchlich heiraten will),
  • Heiratsurkunde (z.B. für Versicherungen)
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen (z.B. für Nachlassregelungen)
  • ärztliche Gutachten und Röntgenbilder (können z.B. unnötige Untersuchungen ersparen und zeigen Entwicklungen auf),
  • Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen (die mindestens bis zur Rente aufzuheben sind)
  • ggf. Nachweise über Arbeitslosengeld oder Sozialversicherung und Immatrikulationsbescheinigungen,
  • Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Erwerb von Wohneigentum (Wohnung, Haus, Grundstück) anfallen.
  • Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief.

Alles, was sonst noch lange aufgehoben werden muss

Folgende Dokumente sollten Sie grundsätzlich mindestens 30 Jahre aufheben:

  • Bankunterlagen, wie z.B.

Spar- und Darlehensverträge, Depotauszüge und Kreditunterlagen (mindestens 30 Jahre aufbewahren)

  • Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten (grundsätzlich 30 Jahre lang aufbewahren)

Alles, was Sie nicht ganz so lange aufheben müssen

Folgende Unterlagen sollten Sie ebenfalls sorgfältig aufheben:

  • Kassenzettel (sollten zwei Jahre aufgehoben werden, um eventuelle Mängel reklamieren zu können)
  • Garantieurkunden (aufheben, so lange wie die Garantieleistung gewährt wird)
  • Rechnungen von Anwälten, Notaren, Ärzten, Handwerkern (sollten mindestens drei Jahre lang aufgehoben werden, da so lange aus ihnen noch Forderungen entstehen können)
  • Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen (auch diese sind drei Jahre aufzuheben)
  • Telefonrechnungen (ebenfalls drei Jahre aufheben)
  • Kontoauszüge (auch hier gilt die Mindestaufbewahrzeit von drei Jahren, aber sie sollten besser länger aufgehoben werden)
  • Versicherungsunterlagen (solange aufheben, wie die jeweilige Versicherung besteht bzw. ausbezahlt wurde)
  • Unterlagen über Abonnements (für Kündigungsfristen, aufheben, solange das Abo besteht)

Dokumente, die Sie nicht aufheben müssen, aber vielleicht wollen

Neben den Unterlagen, die Sie aufheben müssen, gibt es noch zahlreiche, die Sie – aus welchen Gründen auch immer – aufheben möchten.

Dazu gehören z.B.

  • Urkunden (z.B. aus Sport oder Hobby),
  • von Ihnen erstellte Unterlagen für verschieden Anlässe (z.B. Vorbereitungen für Vorträge oder Seminare etc.),
  • wichtige Artikel oder Memos,
  • Briefe,
  • Fotos
  • u.a.

Grundsätzlich gilt: so wenig wie möglich aufheben. Hier ist sehr hilfreich, sich klarzumachen, welche Dokumente man leicht wiederbeschaffen kann. Gerade was den Informationsgehalt angeht, so neigen viele Menschen dazu, die Wichtigkeit von Dokumenten zu überschätzen. Artikel z.B. brauchen im Zeitalter des Internets kaum noch archiviert werden – Sie können jederzeit aktuellere Texte online finden.

Was Fotos angeht, so ist verständlich, dass Ihr Herz daran hängt. Zwingen Sie sich hier nicht zu großen Wegwerf-Aktionen, die Sie nachher bereuen. Auf jeden Fall aussortieren können Sie Aufnahmen, die nichts geworden sind – also verwackelte oder abgeschnittene Bilder. Und beim Durchschauen fällt Ihnen möglicherweise auch auf, dass zu einem Anlass Dutzende Fotos gemacht wurden – vielleicht reicht es, nur eine kleine Auswahl davon aufzuheben.

Persönliche Texte – selbst geschriebene, wie z.B. Tagebücher oder auch Briefe von anderen – sollten Sie lieber großzügig aufheben. Hier kann die Reue über den Verlust später groß sein.

Was, wenn wichtige Dokumente fehlen?

Wenn Sie beim Sortieren feststellen, dass Ihnen wichtige Dokumente fehlen, sollten Sie versuchen, diese wiederzubekommen.

  • Dokumente, wie die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde oder auch Auszüge aus dem Familienstammbuch lassen sich schriftlich beim jeweiligen Standesamt anfordern (dafür wird eine Gebühr erhoben).
  • Eine Ersatz- oder Zweitsteuerkarte lässt sich beim Einwohnermeldeamt anfordern (dafür fällt eine Gebühr an).
  • Zeugniskopien lassen sich bei der ehemaligen Schule anfordern – die Aufbewahrungspflicht ist 55 Jahre. Gegebenenfalls muss bei der Schulbehörde nachgefragt werden, wo die Zeugnisse verwahrt werden (z.B. wenn die Schule nicht mehr existiert). Schulbescheinigungen für den Rentenantrag können ebenfalls dort angefordert werden.
  • Hochschulzeugnisse müssen bei den Hochschulen nicht aufbewahrt werden, man kann es aber versuchen, normalerweise wird man Kopien erhalten. Mindestens wird eine Bescheinigung über ein bestandenes Studium ausgestellt.
  • Einen Ersatz für einen verlorenen Führerschein gibt es beim Ordnungs- bzw. Straßenverkehrsamt.
  • Das Sozialversicherungsnachweisheft kann man beim Deutschen Rentenversicherung Bund (DRB) anfordern.

Nun, da Sie wissen, was Sie alles aufheben müssen,

stellt sich die Frage, wie Sie das am besten tun. Im Folgenden finden Sie dazu praktische Anregungen.

Hier haben wir für Sie einige Tipps für die Umsetzung eines persönlichen Archivierungssystems zusammengestellt.

Auswahl der Archivierungsart

Es gibt ganz unterschiedliche Archivierungssysteme und man kann hier nur bedingt Empfehlungen aussprechen, da jede/r andere Bedürfnisse und Anforderungen hat. Am besten schauen Sie sich verschiedene an und probieren sie aus. Im Vorfeld lassen sich manche Vor- oder Nachteile einer Methode nicht erkennen. Sie werden erst im praktischen Einsatz deutlich. Scheuen Sie sich deshalb nicht, das System zu wechseln, falls es sich als nicht brauchbar für Sie herausstellt.

Hier eine Auswahl an Archivierungssystemen:

  • Ordner – Sie können Ihre Unterlagen in großen Ordnern abheften. Ein System, das schon lange im Einsatz ist. Nachteile sind: Sie müssen die Unterlagen lochen, kleinere Zettel müssen auf größere geheftet werden, damit sie ebenfalls einsortiert werden können.
  • Hängeregistratur – Hängeregistraturen bestehen aus Mappen, in die man die Unterlagen einlegt. Das geht schneller, als sie in Ordner einzuheften. Es verleitet aber auch dazu, neue Papiere einfach “reinzustopfen”. Es gibt auch Mappensysteme, die man in große Karteikästen einsortieren kann.
  • Kartons – Bevor Sie gar keine Ordnung haben, ist es immer noch besser, wenigstens eine Grobsortierung in Kartons vorzunehmen. Dass Sie damit natürlich keinen leichten Zugriff auf Ihre Unterlagen haben, versteht sich von selbst – aber wie gesagt: besser als nichts. Schubladen können die gleiche Funktion erfüllen.

Sinnvolle Kategorien finden

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es sehr viele, verschiedene Möglichkeiten – wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen, nach Sachgebieten u.ä. Sie müssen ein für sich passendes System finden. Dazu gehört z.B. auch zu entscheiden, welche Unterlagen der Familienmitglieder getrennt oder gemeinsam gesammelt werden sollen.

Hier einige Tipps:

  • Grundsätzlich ist es ratsam, die wichtigsten Unterlagen in einem Extra-Ordner bzw. einer Extra-Mappe zu sammeln, so dass diese im Notfall schnell zur Hand sind.
  • Die anderen Unterlagen können Sie dann zu sinnvollen Gruppen zusammenfassen und innerhalb derer die Papiere chronologisch ordnen. Schreiben Sie zu Ihren Kategorien in Stichwörtern auf, was Sie alles dort einsortieren wollen – so machen Sie es anderen leichter, das System zu durchschauen und Sie können dort auch selbst nachschauen, falls Sie sich mal nicht sicher sind.
  • Wichtig ist, das System nicht zu kompliziert zu machen, sprich: nicht zu viele Kategorien zu wählen. Zu wenige sind aber auch nicht sinnvoll, da Sie sonst zu lange innerhalb einer Kategorie suchen müssten. Hier einige Ideen für solche Kategorien (alphabetisch, nicht nach Wichtigkeit aufgeführt):
    • Arbeit und Rente – hier können Sie Ihre Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen und dergleichen mehr sammeln. Es kann ggf. sinnvoll sein, aus dieser Kategorie zwei einzelne zu machen. Das müssen Sie für sich selbst entscheiden.
    • Bank – Hier sammeln Sie Ihre Kontobelege, aber auch alle anderen Bankunterlagen, Kreditkarten, die Sie nicht oder wenig benutzen u.ä. Mit in diese Kategorie können auch Unterlagen über Ihre Investitionsprojekte, wie z.B. Fonds, Sparpläne etc.
    • Gebrauchsanleitungen – In der Regel ist es sinnvoll, diese alle Gebrauchsanleitungen zusammen zu haben, da man so genau weiß, wo man suchen muss.
    • Gesundheit – Eine Kategorie für z.B. Ihren Impfpass, Röntgenaufnahmen, Untersuchungsergebnisse, Angaben über Medikamente, die Sie eingenommen haben usw.
    • Hobby – Hier können Sie Urkunden, Vereinsunterlagen u.ä. sammeln.
    • Kaufen, mieten & Co – eine Kategorie für alles, was Sie anschaffen, also Rechnungen, Abo-Verträge, Kassenzettel, Garantiescheine etc. Bei dieser Kategorie kann es sinnvoll sein, ggf. Unterkategorien für einzelne Bereiche zu bilden, in denen viele Papiere anfallen, wie z.B. “Auto”, “Haustiere” o.ä.
    • Versicherungen – Hier kommen alle Policen, Versicherungsscheine u.ä. hinein. Unter Umständen können die aber auch Teil des “Wichtige Dokumente-Ordners” sein.
    • Wichtige Dokumente – die weiter oben schon vorgeschlagene Sammelkategorie für die wichtigsten Unterlagen wie Geburtsurkunden, Pässe, Heiratsurkunde, Testament etc. Achten Sie darauf, hier nicht zu viel hineinzupacken, sondern wirklich nur das, was eben wirklich wichtig ist.
    • Wohnen – Alles, was Wohnung oder Haus betrifft.
  • Richten Sie eine Ablage für die Dokumente ein, die frisch reinkommen und nicht gleich einsortiert werden können oder sollen. Achten Sie darauf, diese Ablage nicht zu groß zu wählen, damit Sie eine Motivation haben, diese immer möglichst schnell wieder zu leeren.
  • Zu bezahlende Rechnungen und Dokumente, die in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen, sollten Sie nirgendwo einsortieren, sondern gut sichtbar auf einen Platz legen, an dem Sie häufig vorbeikommen. Erst nach Erledigung werden sie einsortiert (notieren Sie hier am besten immer das Datum auf dem Papier, an dem Sie die Sache bearbeitet haben).
  • Legen Sie sich eine Extra-Kartei für Telefonnummern und Ansprechpartner an – und das entweder für jede der einzelnen Ordnungskategorien oder, wenn es nicht so viele sind, gesammelt. Bei Rückfragen oder Problemen haben Sie es dann leichter, die nötigen Angaben zu finden.

Extra-Tipp

Setzen Sie gezielt Farben ein! Sie können den verschiedenen Ordnungskategorien eindeutige Farben zuordnen. Das erleichtert den Überblick und macht auch mehr Spaß.

Einmal Grundschliff reinbringen und dann für Regelmäßigkeit sorgen

Da die meisten persönlichen Unterlagen mehr oder weniger chaotisch archiviert sind, wird es häufig nötig sein, zunächst einen Grundschliff in die Sache zu bringen. Überlegen Sie sich dazu, ab wann Sie Ihre Unterlagen “korrekt” sammeln wollen. Nicht immer ist es sinnvoll, wirklich alle Unterlagen zu sortieren. Sie können sich z.B. entscheiden, die Unterlagen der letzten drei Jahre in Ordnung zu bringen und alle Papiere, die von der Zeit davor sind, sammeln Sie in einem großen Karton. Für den Notfall können Sie dort dann nachschauen und im besten Fall müssen Sie an diesen nicht mehr ran.

Und wenn Sie generell Lust haben auszumisten und Ordnung zu schaffen, dann nehmen Sie unsere Checkliste: Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln zur Hilfe.

Wenn Sie Ihre Unterlagen dann einmal in Ordnung gebracht haben, besteht die Herausforderung nun darin, all die hinzukommenden Unterlagen ebenfalls konsequent in Ihr neues System einzuordnen. Ihr Ordnungssystem ist schließlich nur so lange gut, wie Sie es auf den neuesten Stand halten.

Und hier ist eine dicke Portion Selbstdisziplin gefragt.

Sinnvolle Abstände fürs Einsortieren festlegen

Überlegen Sie sich, welche Abstände des Einsortierens für Sie persönlich sinnvoll sind. Gehören Sie zu den Menschen, die lieber kleine Aufgaben schnell “wegarbeiten”, dann sollten Sie Unterlagen möglichst immer gleich wegsortieren. Ist Ihnen das zu nervig, können Sie es auch in größeren Abständen, also z.B. einmal die Woche oder einmal im Monat machen. Noch größere Abstände sind meist weniger sinnvoll, da dann erstens schnell entmutigende Haufen von Unterlagen entstehen und: Sie finden jüngere Dokumente auch wieder nicht zuverlässig.

Extra-Tipp

Überprüfen Sie beim Einsortieren von Unterlagen immer kurz, ob das neue Dokument vielleicht ein älteres ersetzt, das dann aussortiert werden kann.

Motivationsmaßnahmen

Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie sich selbst motivieren können, Ihre Unterlagen regelmäßig einzusortieren. Es könnte sein, dass allein das Erfolgserlebnis, dass Sie Sachen nun viel leichter finden, Ihnen genug Anreiz gibt, das konsequent weiterzuführen. Vielleicht aber braucht es etwas mehr. Arbeiten Sie dann z.B. mit kleinen Belohnungen, die Sie sich gönnen, wenn Sie die Sache erledigt haben.

Sie können auch jemanden bitten, Sie regelmäßig zu erinnern (nur sollten Sie es dann vermeiden, auf die Erinnerung unwirsch zu reagieren :-).

Das Wichtigste bei all dem ist: Genießen Sie Ihre Ordnung! Sie werden sehr schnell merken, wie angenehm es ist, benötigte Unterlagen wieder zu finden. Dieses gute Gefühl ist die beste Basis dafür, dass Sie auch weiterhin Ordnung halten.

Checkliste “Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln” herunterladen

Und wenn Sie auch im Rest Ihrer Wohnung Ordnung schaffen wollen, dann nehmen Sie sich doch unsere Checkliste: Aussortieren, Ausmisten und Entrümpeln zur Hilfe.

checkliste ausmisten

Checkliste hier herunterladen

 

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