Dein Kopf ist voller unerledigter Aufgaben, der Haushalt ruft nach dir und du wolltest eigentlich schon längst dieses eine Buch lesen. Oder wieder mal Sport machen. Aber dir fehlt einfach die Zeit? Naja, eher ein gutes Management – genauer gesagt: gutes Selbstmanagement. Wie du dich selbst gut managen kannst und dadurch jeden Aufgaben-Berg abarbeitest und dich selbst dabei zu Höchstleistungen ermutigst, erfährst du hier. Inklusive bewährter Selbstmanagement-Methoden und Tipps für den Alltag.
Inhaltsverzeichnis
Selbstmanagement: Definition
Selbstmanagement beschreibt die Fähigkeit, unabhängig und auf sich allein gestellt die eigene berufliche wie persönliche Entwicklung zu planen und zu steuern. Dabei werden Techniken aus der Psychologie, dem Management und der persönlichen Führung (Selbstcoaching) verwendet.
Kurz gesagt, geht es bei erfolgreichem Selbstmanagement darum, deine Aufgaben zu erfüllen und deine Ziele zu erreichen. Und das alles aus eigenem Antrieb. In der Psychologie wird Selbstmanagement auch gerne Selbstregulierung genannt.
Zum Selbstmanagement gehören selbständige Motivation, eine sinnvolle Zielsetzung, gute Planung, Zeitmanagement, Organisation, der Wille, Neues zu lernen und eine Erfolgskontrolle durch eigenes Feedback. Wie diese Faktoren zusammenhängen, erfährst du jetzt.
Wie funktioniert gutes Selbstmanagement und was braucht es dafür?
Das Wichtigste gleich vorne Weg: Weil gelungenes Selbstmanagement von guter Selbsterkenntnis und Selbstbeobachtung abhängt, empfiehlt es sich, zunächst diese beiden Grundlagen zu trainieren. Dass ist deshalb so wichtig, weil du deinen Selbstmanagement-Prozess selbst beobachten musst, um deine Fähigkeiten weiter zu steigern. Da funktioniert nämlich nur über ehrliches Feedback dir gegenüber.
Im Grunde nimmst du beim Selbstmanagement den Ablauf deines Alltages bewusst selbst in die Hand. Dabei ist es extrem wichtig …
- … dir konkrete und sinnvolle Ziele zu setzen – beruflich und privat (Zielsetzung),
- … einen Plan für die Erreichung der Ziele zu erarbeiten (Planung),
- … diesen Plan konsequent und in der besten Reihenfolge abzuarbeiten (Prioritäten setzen),
- … immer einen Überblick über deinen Fortschritt und die Ergebnisse zu haben (Organisation, Erfolgskontrolle),
- … Maßnahmen umzusetzen, die deine Effizienz steigern (Entwicklungs- und Lernfähigkeit beweisen)
- und dich selbst immer wieder zu motivieren (starker Wille).
All diese Eigenschaften bilden die Grundlage dafür, dass die bewährten Selbstmanagement-Methoden, die wir dir noch vorstellen, auch funktionieren.
Selbstmanagement: Methoden und Ansätze
Selbstmanagement-Methoden und -Ansätze gibt es wie Sand am Meer. Und wenn du gerade am Beginn bist, deine Selbstmanagement-Fähigkeiten zu entdecken, dann solltest du dir Zeit nehmen und die Methode finden, die am besten zu dir passt. Vielleicht ist die Pomodoro-Methode für dich ja absoluter Quatsch, deine Frau schwört aber darauf. Oder du magst das Pareto-Prinzip am liebsten, so wie ich.
Herausfinden wirst du das nur, indem du dich ausprobierst. Dich dabei beobachtest. Und dir ein ehrliches Feedback gibst. Sprich, die oben genannten Punkte beherzigst. Darüber hinaus geht es beim Selbstmanagement auch immer ums Dazulernen. Und damit starten wir jetzt, indem wir die belebtesten und bewährtesten Methoden für gutes Selbstmanagement vorstellen.
SMART-Methode
Die SMART-Methode stammt aus den 1950er-Jahren, hat sich aber bis heute bewährt. Sie hilft dir bei der Formulierung deiner Ziele und setzt den Fokus darauf, Aufgaben und Fristen realistisch für dich und deine Möglichkeiten einzuschätzen. SMART ist dabei eine Abkürzung und steht für:
- Spezifisch: Beschreibe deine Ziele so genau wie möglich.
- Messbar: Mach deine Erfolge messbar.
- Attraktiv: Plane deine Aufgaben so, dass du Lust auf das Erledigen hast.
- Realistisch: Setze dir nur machbare Ziele
- Termingerecht: Leg dir eine realistische Deadline fest.
AMORE-Methode
Die AMORE-Methode ist der SMART-Methode recht ähnlich, nur formuliert man hier die Ziele nach folgenden Maßstäben:
- Ambitiös: Setze dir ehrgeizige Ziele und verlasse deine Komfortzone.
- Motivierend: Dein Ziel muss attraktiv für dich sein.
- Organisiert: Plane die Umsetzung genau und setze dir (falls nötig) Etappenziele.
- Realistisch: Deine Ziele und die Umsetzung sollten deinen Möglichkeiten entsprechen.
- Echt: Deine Ziele sollen deine wahren und echten Interessen widerspiegeln.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Auch sie ist ein Akronym, also wieder eine Zusammensetzung diverser Anfangsbuchstaben. Dabei gibt sie dir einen Tagesplan vor, der dir hilft, deine Ziele zu erreichen und unerledigtes nicht aus den Augen zu verlieren. ALPEN steht dabei für:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
- Entscheidungen priorisieren
- Nachkontrollieren (was man erreicht hat)
Wenn bei dieser Kontrolle noch Aufgaben offen geblieben sind, dann werden sie auf den nächsten Tag übertragen. Dann geht es wieder von vorne los.
ABC-Methode
Die ABC-Methode ist kurz und knackig erklärt. Sie hilft dir dabei deine Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen und zwar so:
- A-Aufgabe: sehr wichtig, also sofort erledigen
- B-Aufgabe: weniger wichtig, also später erledigen oder weitergeben
- C-Aufgabe: nicht so wichtig oder unwichtig, das heißt delegieren, verwerfen oder erledigen, wenn Zeit ist
Eisenhower-Methode
Die nach dem ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannte Methode gibt der ABC-Methode noch eine weitere Ebene dazu. Hier werden Aufgaben nicht nur nach ihrer Wichtigkeit unterschieden, sondern auch, ob sie sehr bald oder erst später erledigt werden müssen. Dabei denkt man sich ein Koordinaten-System oder eine Tabelle, die wie folgt aussieht:
| Dringend | Nicht dringend | |
|---|---|---|
| Wichtig | Sofort selbst erledigen | Frist setzen und selbst erledigen |
| Unwichtig | Eine andere Person erledigen lassen | Ab in den Papierkorb damit und verwerfen |
Ist ein To-Do wichtig und dringend, erledigst du es sofort selbst. Gehört eine Aufgabe zu den wichtigen, aber nicht dringenden, dann setzt du dir eine realistische Frist und erledigst sie bis dorthin selbst. Ist sie hingegen unwichtig und nicht dringend, dann kannst du sie getrost von deiner To-Do-Liste streichen und deine Energie lieber in wichtige wie dringende Aufgaben stecken.
GTD-Methode
GTD steht für „Getting things done“, was soviel heißt, wie Dinge erledigt bekommen. Sie stammt vom US-amerikanischen Autor und Erfinder David Allen und soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen. Die Methode ist relativ umfangreich und auf Wikipedia findest du zum Beispiel eine umfangreiche Erklärung. Kurz zusammengefasst besteht die GTD- Methode aus 5 Schritten:
- Sammle alle Aufgaben an einem Ort/Eingangskorb (Kalender, Notizbuch, Karteikartensystem).
- Ordne die gesammelten Aufgaben sinnvoll – kann sie zum Beispiel in innerhalb von 2 Minuten erledigt werden, mach das sofort. Auch dabei ist ein Karteikatensystem sehr hilfreich.
- Organisiere deine Aufgaben mit diversen Fragen, wie: Bis wann müssen sie erledigt werden (Kalender)? Kann sie jemand anders erledigen? Was sind die ersten Schritte bei dem jeweiligen Projekt?
- Schau deinen Plan 1x täglich und 1x wöchentlich an – gib dir Feedback und lege neue Aufgaben wieder im Eingangskorb ab.
- Wähle die Aufgabe mit der höchsten Priorität aus und erledige sie.
Im Prinzip hast du so stets einen Überblick über alles, was in naher Zukunft bei dir ansteht und du kannst deine Prioritäten jeden Tag neu setzen. Diese Methode ist aber eher was für Selbstmanagement-Fortgeschrittene, da sie sehr viel Disziplin und ehrliches Feedback dir selbst gegenüber verlangt. Denn du bist jeden Tag aufs Neue versucht, unattraktive, aber trotzdem wichtige Aufgaben auf den nächsten Tag zu verschieben.
Das Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip ist nach dem italienischen Ingenieur Vilfredo Pareto benannt und auch unter der 80-20-Regel bekannt. Das Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit nur 20% des Einsatzes erreicht werden. Und dass die letzten 20 % der Ergebnisse, also ein 100%iges Erfüllen einer Aufgabe, jedoch 80 % des Einsatzes benötigen. Da klingt es doch verrückt, jede Aufgabe zu 100 % erfüllen zu wollen, oder?
Diese Methode ist garantiert nichts für Perfektionisten und eignet sich auch nicht für Aufgaben, die mehr als 80 % von dir verlangen. Aber es lohnt sich in jedem Fall die Methode einmal auszuprobieren.
Die Pomodoro-Methode
Diese Methode hat ihren Namen von einer Küchenuhr in Form einer Tomate. Denn diese hat der Italiener Francesco Cirillo in den 80er-Jahren bei der Entwicklung seiner Selbstmanagement-Methode benutzt. Die Technik besteht aus sechs Schritten:
- schriftlich eine Aufgabe formulieren.
- einen Wecker auf 25 Minuten
- die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt.
- eine kurze Pause machen (5 Minuten).
- weitermachen und nach jeweils vier Einheiten eine längere Pause von 15-20 Minuten machen.
- erledigte Aufgaben durchstreichen.
Bei dieser Methode sollte jedoch schon klar sein, welche Aufgabe erledigt werden sollte. Das Grundprinzip hinter diesem Ansatz ist es, alle möglichen Ablenkungen auszuschalten und sich für eine kurze Zeitspanne nur auf die Aufgabe zu konzentrieren, die vor einem liegt. Deshalb ist es auch ratsam, wirklich eine Küchenuhr zu verwenden, da das Ticken die Zeitwahrnehmung positiv beeinflusst.
Edwards Gesetz
Dieses Gesetz hat jeder schon miterlebt, auch wenn die meisten noch nie etwas davon gehört haben. Es besagt nämlich, dass wir Aufgaben umso motivierter lösen, desto näher die Deadline dafür rückt.
Denn wer kennt es nicht? In den 5 Minuten bevor der Besuch in der eigenen Wohnung auftaucht, räumt man mehr auf, als in der Stunde davor. Oder wenn im Job ein Bericht raus muss, dann reichen oft schon die letzten 10 Minuten vor Feierabend, um ihn noch fristgerecht abzuliefern.
Wenig Zeit, dafür viel Aufwand: Genau das besagt Edwards Gesetz. Eine wohlgemerkt stressige, aber ebenfalls anerkannte Methode, um Dinge erledigt zu bekommen und besonders unter Schülern und Studenten beliebt.
Die Not-To-Do-Liste
To-Do-Listen kennt jeder. Aber hast du schon einmal von einer Not-To-Do-Liste gehört? Sie fasst zusammen, was eben nicht erledigt werden sollte. So werden Aufgaben aufgedeckt, die eigentlich Zeitverschwendung sind, zum Beispiel die Küche aufräumen, wenn später am Abend ohnehin groß gekocht wird.
Man weiß zwar oft, welche Aufgaben nicht gerade sinnvoll sind, aber wenn man sie auf eine Liste schreibt, kann man die Liste als Anreiz nutzen und sich von Gewohnheiten zu trennen, die Zeit rauben und wenig bis keine Ergebnisse liefern.
9 Selbstmanagement-Tipps für den Alltag
Hier findest du noch ein paar Tipps, die dir dabei helfen sollen, ein gutes Selbstmanagement-Programm für dich auf die Beine zu stellen und deinen Plan zu verwirklichen. Und nicht nur das, diese Tipps sollen dir auch dabei helfen, dass Selbstmanagement einen festen Platz in deinem Alltag bekommt.
1. Notiere alles, was dir einfällt
Oft haben wir super gute Ideen, die wir aber prompt wieder vergessen, weil wir sie nicht aufschreiben. Du solltest dir in Sachen Selbstmanagement aber angewöhnen jeden Einfall niederzuschreiben. So kannst du den Gedanken bei Seite legen, ihn später nutzen und dich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren.
Das Gleiche gilt für Aufgaben. Eine Aufgabe, die nicht aufgeschrieben wird, verschwindet schnell im Nirvana und wird vergessen.
2. Probiere analoge und digitale Tools aus
Um Gedanken zu notieren, brauchst du ein Tool, das zu dir und deinen Vorlieben passt. Ob es der Kalender im Smartphone ist oder das Notizbuch mit Ledereinband bleibt dir überlassen. Das ist die Basis für gutes Selbstmanagement.
Es gibt keine richtige Lösung. Und jeder hat unterschiedliche Vorlieben. Erlaube dir das richtige Tool für dich zu finden.
3. Finde ein gute Ordnungssystem
Zum Beispiel kann es hilfreich sein, Termine und Aufgaben separat zu notieren und nicht alles im selben Kalender oder Notizbuch. Überlege dir auch, wo du deine Ziele und deine Ideen notieren willst. Ein Smartphone kann eine sehr gute Lösung sein. Aber auch ein Papierplaner funktioniert sehr gut.
4. Reflektieren deine Ziele und plane sie bei Bedarf neu
Das Ziel, dass du dir letzte Woche gesetzt hast, ist vielleicht diese Woche gar nicht mehr so wichtig, weil etwas mit höherer Priorität dazwischengekommen ist. Egal wieso, es ist immer gut regelmäßig zu checken, ob das, was man geplant hat, noch Sinn macht, bevor man wild drauflos arbeitet.
Viele erfolgreiche Selbstmanager:innen richten sich deswegen einen monatlichen Kontrolltermin ein, an dem sie ihre Ziele überprüfen.
5. Nutze deine Planung wirklich
Viele Menschen installieren eine ausgereifte To-do-Listen-App und benutzen sie dann nicht. Oder sie kaufen sich einen teuren Lederplaner und tragen ihn immer in der Tasche mit sich herum, ohne reinzuschauen. Ein Planungsinstrument nutzt nur etwas, wenn du es auch täglich benutzt. Das ist natürlich ein Nobrainer. Aber einer, der von erstaunlich vielen Menschen missachtet wird.
6. Hör auch auf dein Gefühl
Planung ist das halbe Leben. Ja. Aber Intuition die andere Hälfte. Bei gelungenem Selbstmanagement haben auch Gefühle Platz. Das gilt vor allem beim Thema Priorisierung der Aufgaben. Hier leiten die Erfahrung und Kompetenz. Du hast dementsprechend ein Gefühl für die Reihenfolge der Aufgaben.
7. Nimm Rückschläge nicht zu kritisch
Jeder hat mal einen schlechten Tag, bekommt nichts auf die Kette oder hat keine Lust auf Arbeit. Das ist OK. Solange du auch Tage hast, an denen alles super klappt, musst du dir solche Rückschläge nicht weiter zu Herzen nehmen.
8. Sei ehrlich mit dir
Dieser Punkt ist besonders wichtig. Denn der Mensch neigt dazu, sich selbst zu täuschen und das eigene Gewissen zu beruhigen. Dabei kommt es gern dazu, ungeliebte Aufgaben einfach aufzuschieben und dafür auch noch gute Gründe zu erfinden. Mach diesen Fehler aber bitte nicht, sonst sitzt du schneller wieder vor einem Berg unerledigter Aufgaben, als dir lieb ist.
9. Vergiss nicht, dich zu belohnen
Nach der Arbeit folgt das Vergnügen – diesen Spruch solltest du auch leben! So motivierst du dich nicht nur selbst, sondern schaffst auch einen Ausgleich zwischen Aufgaben erledigen und Freizeit. Ob du dir was Schönes kochst, ein Bad nimmst oder deinen Lieblingsserie startest, nachdem du etwas erledigt hast, bleibt dabei ganz dir überlassen.
Selbstmanagement: Setze dir heute deine Ziele für morgen
Das Thema Selbstmanagement ist ein ganz schön großer Brocken, wenn man gerade erst damit anfängt. Es besteht jedoch vor allem daraus Entscheidungen zu treffen, die dir dabei helfen, deine Ziele zu erreichen – privat wie persönlich. Egal welche Selbstmanagement-Methode dir am meisten dabei hilft: die Grundlage ist eine gute Selbstbeobachtungsgabe und ein ehrlicher Umgang mit dir, deinen Rückschlägen aber auch mit deinen Fortschritten.
Ralf Senftleben
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